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Cómo crear reglas de correo electrónico en Gmail




Es muy probable que, como administradores del sistema, necesitemos controlar el comportamiento del flujo de correo electrónico (ya sea bloqueándolo y/o modificándolo), tanto el entrante como el saliente. Por ejemplo: se desea restringir en toda la organización el envío de correos externos, con excepción de ciertos usuarios.


Acciones como la del ejemplo anterior se logran mediante la configuración de un conjunto de condiciones y tareas agrupadas en una sola, que Google Workspace denomina en general “Reglas de cumplimiento de contenido”.


Las reglas de cumplimiento de contenido se basan en palabras, frases, patrones de texto o patrones numéricos contenidos en los correos electrónicos y documentos adjuntos como Excel, PDF o Word. Aplicar este tipo de reglas aumenta la protección de los datos de la organización.


Gmail cuenta con diferentes opciones de configuración de reglas de correo electrónico. En este articulo, sólo vamos a hacer énfasis en 3 de ellas:

  • Contenido ofensivo.

  • Cumplimiento del contenido.

  • Cumplimiento de las normas de archivos adjuntos.


Para facilitar la comprensión de los tipos de regla vamos a subdividir este tema en 4 partes: 3 de ellas explicarán qué criterios de búsqueda utiliza cada una, y la otra, las modificaciones que estas reglas pueden hacer sobre el comportamiento de los correos.


En la siguiente imagen se muestra las opciones de configuración de contenido.



Tenga en cuenta que este tipo de reglas pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los usuarios.


Una anotación importante antes de entrar en materia es que Google Worskpace hace cambios permanentes en la consola de administración y es posible que al momento de leer este articulo, la interfaz gráfica de estas reglas de contenido sea un poco diferente, algunas de sus características hayan sido renombrada o contenga nuevas funciones. Trataremos de dar una pasada con frecuencia para actualizar este contenido.


Ruta de acceso para configurar las reglas de contenido en Gmail


Para configurar estas reglas, debe ir a la consola de administrador de Google Workspace.


Aplicaciones => Google Workspace => Configuración de Gmail => Cumplimiento



Veamos ahora lo que hace cada una de estas reglas de correo electrónico.


Contenido ofensivo.


Es el tipo más básico de reglas. Su funcionamiento se basa completamente en listados de palabras separadas por comas. Un caso de uso muy común para reglas de este tipo es cuando se desea impedir el envío y recepción de correos con palabras que incitan al odio y/o discriminatorias y/o de contenido sexual.



Cumplimiento del contenido.


Este tipo de reglas permiten hacer modificaciones en un mensaje mediante el uso de expresiones. Se pueden colocar todas las que se deseen, especificando si la regla debe ejecutarse de manera inclusiva (TODAS verdaderas) o exclusiva (CUALQUIERA verdadera). Su funcionamiento aplica a todo el contenido del mensaje, con excepción de los archivos adjuntos.



El sobre, el asunto, el cuerpo, asunto y cuerpo a la vez, revisión con expresiones regulares (cadena de caracteres que describen un patrón con el cual comparar un texto), y un largo etc. Es una herramienta muy poderosa para determinar qué mensajes queremos modificar.



Cumplimiento de las normas de archivos adjuntos.


Como su nombre lo indica, estas reglas solo verifican los archivos adjuntos dentro de los mensajes. Son muy útiles para restringir los tipos de archivo que pueden intercambiarse por correo electrónico. Por ejemplo: podemos usar una regla de este tipo si queremos que el correo corporativo solo se use para enviar documentos e impedir el envío de material audiovisual.


NOTA: para mayor seguridad, Google bloquea por defecto todos los archivos de tipo ejecutable.



Conclusión.


Configurar las reglas de contenido es clave para mejorar la seguridad de su organización y debe dar prioridad a las mismas.


Todas estas reglas tienen algo en común: en caso de cumplirse la(s) condición(es) especificada(s) en cada una de ellas, se pueden implementar diferentes acciones en todo el sistema de correo corporativo.


Muchas opciones, como reenviar correos, restringir la ejecución de la regla por usuarios y/o grupos, y muchas, muchas más, para controlar de la mejor manera posible el comportamiento de uso de correo.


Si tienes dudas de como configurar estas reglas de forma indicada para su compañía, en Lia solutions contamos con un método que permite crear de forma rápida las reglas de control de contenido. Identificar a que reglas dar prioridad y como restringir el contenido inapropiado en su organización. Puedes contactarnos enviando un correo a comercial@liacolombia.com o diligenciando nuestro formulario de contacto al pie de nuestra página web Conéctenos.


En los próximos artículos, veremos más a fondo lo que estas reglas pueden hacer.



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